엑셀365 데이터 정렬 및 그룹화 기능 마스터하기
엑셀365에서 데이터 정렬(Sort)과 그룹화(Group) 기능은 많은 데이터를 체계적으로 정리하고 분석하는 데 필수적인 도구입니다. 수치, 날짜, 텍스트 등 다양한 정보를 특정 기준에 따라 올바른 순서로 배치하거나 논리적으로 묶어서 간결하고 명확한 보고서를 만들 수 있게 해줍니다.
이 기능들을 제대로 활용하면 데이터를 효율적으로 구조화하고, 사용자가 원하는 방식으로 패턴을 파악하거나 분류하여 실무 생산성을 높일 수 있습니다.
1. 데이터 정렬(Sort) 기능의 기본 이해
정렬은 데이터를 원하는 기준에 따라 오름차순(작은 → 큰) 또는 내림차순(큰 → 작은) 으로 배열하는 기능입니다.
정렬 방법:
- 정렬할 범위 선택 (예: A1:C100)
- 메뉴 탭에서
데이터 > 정렬클릭 - 정렬 기준 열, 방식(오름/내림차순) 선택
- 필요시 수준 추가로 다중 조건 정렬 가능
단일 기준 정렬 예시:
| 이름 | 점수 |
|---|---|
| 김지수 | 80 |
| 이영희 | 95 |
| 박철민 | 72 |
→ ‘점수’ 기준 내림차순 정렬 → 95, 80, 72 순서로 재배치
다중 정렬 예시:
| 부서 | 이름 | 입사일 |
|---|---|---|
| 영업부 | 김민수 | 2020-03-01 |
| 영업부 | 이지은 | 2019-05-15 |
| 기획부 | 박지훈 | 2021-01-01 |
정렬 기준 설정:
- 부서 → 오름차순
- 입사일 → 오름차순
→ 부서별로 묶이고, 그 안에서 오래된 순으로 정렬됨
2. 사용자 지정 목록 정렬
엑셀은 알파벳, 숫자, 날짜 외에도 사용자 지정 순서대로 정렬이 가능합니다.
예시:
| 등급 | 고객명 |
|---|---|
| Gold | 홍길동 |
| Silver | 이순신 |
| Bronze | 김유신 |
일반 정렬 시 ‘B’ → ‘G’ → ‘S’ 순이지만, 실무에서는
Gold > Silver > Bronze 순이 되어야 함
설정 방법:
- 정렬 창 열기 (
데이터 > 정렬) - ‘정렬 기준’ → 등급
- ‘정렬 기준’ 아래 → 사용자 지정 목록
- 순서: Gold, Silver, Bronze 입력 후 적용
3. 필터와 정렬의 차이
| 구분 | 필터(Filter) | 정렬(Sort) |
|---|---|---|
| 목적 | 데이터 선택/숨기기 | 데이터 순서 변경 |
| 결과 | 일부만 표시 | 전체 순서 재배치 |
| 예시 | ‘서울’만 보기 | 매출 높은 순서대로 보기 |
| 동시 사용 | 가능 | 가능 |
실무에서는 정렬 후 필터 적용하거나, 필터로 대상을 좁힌 뒤 정렬하는 경우도 많습니다.
4. 데이터 그룹화(Group) 기능 이해
**그룹화(Group)**는 데이터를 묶어 하나의 범주 단위로 열거나 닫을 수 있도록 설정하는 기능입니다. 특히 아웃라인 구조의 데이터에서 하위 항목을 숨기거나, 요약 보고서를 만들 때 유용합니다.
그룹화 방법:
- 묶을 범위 선택 (예: A2:A5)
- 메뉴
데이터 > 그룹클릭 - 좌측에
- / +아이콘 생성 → 클릭으로 열고 닫기 가능
실무 예시: 월별 매출 그룹화
| 월 | 일자 | 매출 |
|---|---|---|
| 1월 | 1일 | 100 |
| 1월 | 2일 | 120 |
| 2월 | 1일 | 200 |
→ ‘1월’, ‘2월’별로 일자 데이터를 접고 펴기 가능
다단계 그룹화 (계층 구조)
- 1단계: 일자 그룹화 (같은 월)
- 2단계: 월별 전체 그룹화
→ 좌측에 그룹 단계를 숫자로 표시
→ 단계 클릭 시 원하는 수준만 열거나 닫기 가능
5. 그룹 해제 및 자동 그룹화
그룹 해제 방법:
- 그룹된 범위 선택 →
데이터 > 그룹 해제
자동 그룹화:
- 날짜 필드를 선택하면 엑셀이 자동으로 월/분기/연 단위로 그룹화 제안
- 피벗테이블에서도 날짜 필드 그룹화 가능 (
우클릭 > 그룹)
6. 실무 응용 예시
① 부서별 인원 정렬 + 입사일 순서 정렬
- 부서 → 오름차순
- 입사일 → 오름차순
→ 부서별로 가장 오래 근무한 사람 확인 가능
② 매출 상위 고객 리스트 만들기
- 필터로 유효 고객만 선택
- 매출 기준 내림차순 정렬
- 상위 10명 추출
③ 분기별 판매 실적 그룹화
- 날짜 필드 그룹화 → 분기 기준
- 상품/지역 기준으로 매출 확인
- 아웃라인으로 요약 행만 표시
Q&A
Q. 정렬했는데 일부 데이터만 정렬되어서 행이 꼬였어요. 해결 방법은?
원인: 데이터 범위 선택이 잘못되어 일부 열만 정렬됨
해결 방법:
- 정렬 전 전체 테이블을 선택하거나, 단일 셀 클릭 후
정렬을 실행해 엑셀이 자동 범위를 인식하게 함 Ctrl + A로 전체 표 선택 후 정렬 권장
Q. 그룹화한 데이터가 모두 확장되어 있어서 불편해요. 기본 접힘 상태로 설정할 수 있나요?
엑셀 자체 설정에는 기본 접힘 기능이 없지만, 매크로나 단축키로 쉽게 처리할 수 있습니다.
방법:
- 그룹 접기:
Alt + Shift + - - 그룹 펼치기:
Alt + Shift + + - 수동으로 아웃라인 숫자 클릭해 접기 가능
Q. 여러 시트를 한 번에 정렬할 수 있나요?
직접적인 다중 시트 정렬은 지원되지 않습니다.
→ 시트별로 따로 정렬해야 하며, VBA 매크로를 활용하면 자동화 가능
Q. 그룹화된 데이터를 인쇄 시에도 접힌 상태로 출력되나요?
아니요. 인쇄는 항상 펼친 상태로 출력됩니다.
→ 출력 전 원하는 항목만 복사하여 별도 시트에 옮기는 것을 추천
마무리 요약
| 기능 | 목적 | 대표 활용 |
|---|---|---|
| 정렬 | 순서 재정렬 | 성적순, 입사일순, 매출순 |
| 사용자 지정 정렬 | 맞춤 순서 | 등급, 지역 등 비정렬 문자 |
| 그룹화 | 데이터 묶기/접기 | 월별 실적, 부서별 항목 |
| 다중 정렬 | 우선순위 다중 기준 | 부서 > 입사일 |
| 필터와 정렬 병행 | 조건 + 정렬 | ‘서울’ 중 가장 높은 매출 |
엑셀365의 데이터 정렬과 그룹화 기능은 대규모 데이터를 정리하고 인사이트를 도출하는 데 핵심 역할을 합니다. 수식 없이도 복잡한 정보를 구조화하고, 누구나 쉽게 이해할 수 있는 형태로 표현할 수 있기 때문에, 보고서 작성, 실적 관리, 통계 분석 등 모든 실무에 필수적인 기능입니다. 지금 바로 정렬과 그룹화를 적극 활용해보세요!