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엑셀365 데이터 정렬 및 그룹화 기능 마스터하기

엑셀365에서 데이터 정렬(Sort)과 그룹화(Group) 기능은 많은 데이터를 체계적으로 정리하고 분석하는 데 필수적인 도구입니다. 수치, 날짜, 텍스트 등 다양한 정보를 특정 기준에 따라 올바른 순서로 배치하거나 논리적으로 묶어서 간결하고 명확한 보고서를 만들 수 있게 해줍니다.

이 기능들을 제대로 활용하면 데이터를 효율적으로 구조화하고, 사용자가 원하는 방식으로 패턴을 파악하거나 분류하여 실무 생산성을 높일 수 있습니다.

1. 데이터 정렬(Sort) 기능의 기본 이해

정렬은 데이터를 원하는 기준에 따라 오름차순(작은 → 큰) 또는 내림차순(큰 → 작은) 으로 배열하는 기능입니다.

정렬 방법:

정렬할 범위 선택 (예: A1:C100)
메뉴 탭에서 데이터 > 정렬 클릭
정렬 기준 열, 방식(오름/내림차순) 선택
필요시 수준 추가로 다중 조건 정렬 가능

단일 기준 정렬 예시:

이름	점수
김지수	80
이영희	95
박철민	72

→ ‘점수’ 기준 내림차순 정렬 → 95, 80, 72 순서로 재배치

다중 정렬 예시:

부서	이름	입사일
영업부	김민수	2020-03-01
영업부	이지은	2019-05-15
기획부	박지훈	2021-01-01

정렬 기준 설정:

부서 → 오름차순
입사일 → 오름차순

→ 부서별로 묶이고, 그 안에서 오래된 순으로 정렬됨

2. 사용자 지정 목록 정렬

엑셀은 알파벳, 숫자, 날짜 외에도 사용자 지정 순서대로 정렬이 가능합니다.

예시:

등급	고객명
Gold	홍길동
Silver	이순신
Bronze	김유신

일반 정렬 시 ‘B’ → ‘G’ → ‘S’ 순이지만, 실무에서는
Gold > Silver > Bronze 순이 되어야 함

설정 방법:

정렬 창 열기 (데이터 > 정렬)
‘정렬 기준’ → 등급
‘정렬 기준’ 아래 → 사용자 지정 목록
순서: Gold, Silver, Bronze 입력 후 적용

3. 필터와 정렬의 차이

구분	필터(Filter)	정렬(Sort)
목적	데이터 선택/숨기기	데이터 순서 변경
결과	일부만 표시	전체 순서 재배치
예시	‘서울’만 보기	매출 높은 순서대로 보기
동시 사용	가능	가능

실무에서는 정렬 후 필터 적용하거나, 필터로 대상을 좁힌 뒤 정렬하는 경우도 많습니다.

4. 데이터 그룹화(Group) 기능 이해

**그룹화(Group)**는 데이터를 묶어 하나의 범주 단위로 열거나 닫을 수 있도록 설정하는 기능입니다. 특히 아웃라인 구조의 데이터에서 하위 항목을 숨기거나, 요약 보고서를 만들 때 유용합니다.

그룹화 방법:

묶을 범위 선택 (예: A2:A5)
메뉴 데이터 > 그룹 클릭
좌측에 - / + 아이콘 생성 → 클릭으로 열고 닫기 가능

실무 예시: 월별 매출 그룹화

월	일자	매출
1월	1일	100
1월	2일	120
2월	1일	200

→ ‘1월’, ‘2월’별로 일자 데이터를 접고 펴기 가능

다단계 그룹화 (계층 구조)

1단계: 일자 그룹화 (같은 월)
2단계: 월별 전체 그룹화

→ 좌측에 그룹 단계를 숫자로 표시
→ 단계 클릭 시 원하는 수준만 열거나 닫기 가능

5. 그룹 해제 및 자동 그룹화

그룹 해제 방법:

그룹된 범위 선택 → 데이터 > 그룹 해제

자동 그룹화:

날짜 필드를 선택하면 엑셀이 자동으로 월/분기/연 단위로 그룹화 제안
피벗테이블에서도 날짜 필드 그룹화 가능 (우클릭 > 그룹)

6. 실무 응용 예시

① 부서별 인원 정렬 + 입사일 순서 정렬

부서 → 오름차순
입사일 → 오름차순

→ 부서별로 가장 오래 근무한 사람 확인 가능

② 매출 상위 고객 리스트 만들기

필터로 유효 고객만 선택
매출 기준 내림차순 정렬
상위 10명 추출

③ 분기별 판매 실적 그룹화

날짜 필드 그룹화 → 분기 기준
상품/지역 기준으로 매출 확인
아웃라인으로 요약 행만 표시

Q&A

Q. 정렬했는데 일부 데이터만 정렬되어서 행이 꼬였어요. 해결 방법은?

원인: 데이터 범위 선택이 잘못되어 일부 열만 정렬됨

해결 방법:

정렬 전 전체 테이블을 선택하거나, 단일 셀 클릭 후 정렬을 실행해 엑셀이 자동 범위를 인식하게 함
Ctrl + A로 전체 표 선택 후 정렬 권장

Q. 그룹화한 데이터가 모두 확장되어 있어서 불편해요. 기본 접힘 상태로 설정할 수 있나요?

엑셀 자체 설정에는 기본 접힘 기능이 없지만, 매크로나 단축키로 쉽게 처리할 수 있습니다.

방법:

그룹 접기: Alt + Shift + -
그룹 펼치기: Alt + Shift + +
수동으로 아웃라인 숫자 클릭해 접기 가능

Q. 여러 시트를 한 번에 정렬할 수 있나요?

직접적인 다중 시트 정렬은 지원되지 않습니다.
→ 시트별로 따로 정렬해야 하며, VBA 매크로를 활용하면 자동화 가능

Q. 그룹화된 데이터를 인쇄 시에도 접힌 상태로 출력되나요?

아니요. 인쇄는 항상 펼친 상태로 출력됩니다.
→ 출력 전 원하는 항목만 복사하여 별도 시트에 옮기는 것을 추천

마무리 요약

기능	목적	대표 활용
정렬	순서 재정렬	성적순, 입사일순, 매출순
사용자 지정 정렬	맞춤 순서	등급, 지역 등 비정렬 문자
그룹화	데이터 묶기/접기	월별 실적, 부서별 항목
다중 정렬	우선순위 다중 기준	부서 > 입사일
필터와 정렬 병행	조건 + 정렬	‘서울’ 중 가장 높은 매출

엑셀365의 데이터 정렬과 그룹화 기능은 대규모 데이터를 정리하고 인사이트를 도출하는 데 핵심 역할을 합니다. 수식 없이도 복잡한 정보를 구조화하고, 누구나 쉽게 이해할 수 있는 형태로 표현할 수 있기 때문에, 보고서 작성, 실적 관리, 통계 분석 등 모든 실무에 필수적인 기능입니다. 지금 바로 정렬과 그룹화를 적극 활용해보세요!

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